De organisatie van een vakbeurs is een vak apart. Veelal lukt het wel een doelgroep te bepalen, concept te bedenken en ja de eerste interesse komt vast ook wel los. Maar, hoe zorg je voor een echt succes. Hoe hou je de kosten in lijn met de inkomsten. Hoe zorg je dat toezeggingen van deelnemers en/of standhouders omgezet worden in contracten en daadwerkelijke betalingen voordat je te grote verplichtingen bent aangegaan? Bij de organisatie van een evenement komt vaak veel creativiteit en passie kijken. Een enthousiast team dat er helemaal voor gaat is essentieel. Maar de (financiële) risico’s zijn enorm een organisatiebureau kan omvallen als één evenement mislukt, een bedrijf kan door een foute inschatting rode cijfers schrijven. Kortom hoe ga je om met het financiële risico van een vakbeurs?
Eenvoudigweg dien je bij een grootschalig evenement de volgende zaken vier zaken vooral in de gaten te houden:
1. Goed concept:
Ja, natuurlijk begint het bij een goed concept. Is het een bestaand concept dan heb je al cijfers, een boekhouding en ervaringen uit het verleden. Is het een volledig nieuw concept, dan kun je vaak spiegelen aan soortgelijke evenementen om toch goede inschattingen te maken.
2. Grootste risico bij vakbeurs = geen garanties, toch al uitgaven:
Veel verplichtingen voor de organiserende partij kunnen als optie vastgelegd worden, waarbij de afnameverplichting pas wordt aangegaan zodra je zekerheid hebt over een deel van de opbrengsten. Een voorbeeld is bij een vakbeurs de locatie. Je neemt een vrijblijvende optie op een locatie voor een datum over 1,5 jaar, gaat standhouders werven, contractueel vastleggen en vraagt een aanbetaling voor de standhuur. Een aantal maanden voorafgaand aan het evenement leg je de locatie definitief vast. Op dat moment heb je al gelden ontvangen en genoeg zekerheid door getekende overeenkomsten. Klinkt als een open deur niet waar? Het zal je verbazen hoe vaak evenementen juist falen door het niet volgen van deze werkwijze.
3. Nacalculatie uitsluiten:
De grootste nachtmerrie zijn de kosten op nacalculatie. Sluit ze altijd uit. Kan het echt niet anders, doe het dan alleen als het direct gekoppeld is aan omzet. Als je entree heft, kan bijvoorbeeld een kostenpost die direct berekend wordt n.a.v. het aantal bezoekers best acceptabel zijn.
4. Verkoop, verkoop, verkoop:
Absoluut het allermoeilijkste bij de organisatie van een vakbeurs is de sales. Toch wordt het eenvoudig onderschat. Zeker bij de eerste editie ben je grotendeels lucht aan het verkopen. Daarnaast bestaat de kans dat je het evenement annuleert voordat het daadwerkelijk plaatsvindt. Zoek allereerst partners. Partijen waarvoor dit evenement van groot belang is, partijen met een eigen sterk netwerk. Je partners zijn de eerste deelnemers, maar ook de kartrekkers. Dan zul je zien dat je de eerste 50% á 60% van je verkoopdoel best snel haalt, maar zoals altijd zit de winst pas vanaf 80%. Zorg dat jouw verkooporganisatie de moed niet verliest. Blijf trekken, motiveren enthousiasmeren totdat het daadwerkelijke doel gehaald is. Gok niet op de verkopen kort voor het evenement, zie daarvoor punt 2 je bent dan je verplichtingen al aangegaan en kunt niet meer terug.
Risico bij een vakbeurs? De ervaring van René van Donschot:
Veel ervaring heb ik met de organisatie van grootschalige beurzen. Zo gaf ik leiding aan het team dat het woonbeursconcept Woon&Leef succesvol wegzette in Bergen op Zoom en was ik jarenlang o.a. manager van de evenementenlocatie Zeelandhallen. Door als locatieteam nauw samen op te trekken met de organisatoren wisten we grote concepten zoals Contacta financieel behapbaar te houden en op het niveau te krijgen om fors door te kunnen groeien.
